1 GIỚI THIỆU CHUNG
Công việc của bạn trong ban quản lý dự án có thể phải chịu trách nhiệm về một hoặc nhiều dự
án, nhưng có một điều chắc chắn các dự án đều có đặc điểm chung:
- Bạn phải tuân thủ trình tự thủ tục đầu tư phức tạp, liên quan đến nhiều cơ quan chức năng.
- Bạn thường xuyên lập kế hoạch, điều hành và kiểm soát dự án trong môi trường liên tục biến động.
- Bạn chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu với khối lượng lớn, phải cập nhật các phiên bản thường xuyên.
1.1 Phần mềm quản lý dự án SmartCPM
SmartCPM tích hợp các công cụ dễ sử dụng, giúp bạn nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc hàng ngày của mình.
Giá trị về nghiệp vụ:
- Toàn bộ quy trình pháp lý dự án nằm trong tay bạn.
- Cho phép bạn tạo “bản thiết kế” đáng tin cậy cho dự án trước khi khởi động.
- Chủ động đưa ra các kế hoạch nhu cầu tài chính và thanh toán để lường trước rủi ro.
- Tổ chức hệ thống hồ sơ gọn nhẹ, đơn giản.
- Tìm kiếm chính xác, kịp thời hồ sơ tài liệu dự án cho các cuộc họp đột xuất hay báo cáo cấp trên.
- Điều hành và kiểm soát dự án chặt chẽ theo mục tiêu.
- Chủ động được công việc hàng ngày gắn với các sự kiện liên quan đến dự án.
- Những công việc không trực tiếp thuộc dự án nhưng quan trọng vẫn có thể quản lý tốt.
- Điều phối, hỗ trợ công tác trong nhóm làm việc hiệu quả.
- Giá trị về tiện ích và công nghệ:
- Dễ hiểu, dễ sử dụng.
- Tương thích với hệ thống pháp luật hiện hành, dễ cập nhật.
- Thích hợp với nhiều các loại hình dự án.
- Thích hợp với nhiều hình thức tổ chức quản lý dự án.
- Quản lý dễ dàng mọi thay đổi trong cả vòng đời dự án. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |4
- SmartCPM là cấu phần cơ bản của giải pháp hệ thống thông tin quản lý dự án CPLM chạy trên môi trường mạng LAN/Internet. 1.2 Đối tượng sử dụng Phần mềm SmartCPM là phần mềm công cụ cá nhân nhằm đáp ứng công việc của các vị trí cán bộ sau trong ban quản lý dự án: Cán bộ của ban QLDA thực hiện công tác kế hoạch. Cán bộ của ban QLDA thực hiện công tác quản lý hồ sơ thanh quyết toán, Cán bộ của ban QLDA thực hiện công tác quản lý hồ sơ dự án và hồ sơ kỹ thuật. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |5 2 CÁC TÍNH NĂNG CHÍNH 2.1 Lập kế hoạch 2.1.1 Kế hoạch về trình tự thủ tục dự án Việc nắm vững và cập nhật thường xuyên các thủ tục pháp lý dự án thực sự là vấn đề “đau đầu” của hầu hết các cán bộ quản lý dự án. Việc không nắm rõ thủ tục là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến dự án chậm tiến độ do các hồ sơ cần thẩm định và phê duyệt phải làm đi làm lại nhiều lần. Giờ đây bạn có thể hoàn toàn yên tâm vì có SmartCPM, toàn bộ thủ tục pháp lý của dự án đã nằm trong tay bạn. Công ty Hài Hòa đã phối hợp nghiên cứu, hợp tác cùng các chuyên gia của Viện Kinh tế xây dựng (BXD) để xây dựng nên các quy trình thủ tục mẫu tích hợp sẵn vào Thư viện công việc của SmartCPM. Nhờ đó SmartCPM cho phép bạn lập các công việc hành chính của dự án nhanh, chính xác. Các công việc đã được sắp xếp theo thứ tự kèm theo số ngày dự kiến thực hiện và các văn bản pháp lý cần thiết, tương ứng với các loại dự án khác nhau về nguồn vốn, tổ chức quản lý và quy mô. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |6 2.1.2 Kế hoạch tiến độ Công cụ lập kế hoạch tiến độ cho phép bạn tạo “bản thiết kế” đáng tin cậy trước khi dự án khởi động, đảm bảo bạn có thể dự kiến hợp lý toàn bộ tiến trình từ khi lập dự án đến các thủ tục hoàn thiện cuối cùng. SmartCPM cho phép bạn lập tiến độ công việc và các ràng buộc đi kèm thông qua sơ đồ Gantt, tính toán đưa ra tiến độ kế hoạch cho giai đoạn và toàn dự án. Đồng thời những công việc hay hạng mục có vài trò đặc biệt, là những mốc đảm bảo dự án có thể triển khai đồng bộ, thống nhất cũng được lên kế hoạch trước thông qua công cụ lập mốc tiến độ. Bằng SmartCPM, bạn có thể lập và kiểm soát chặt chẽ sự biến động của từng giai đoạn dự án, nhờ những cảnh báo kịp thời của phần mềm để chủ động điều chỉnh các công việc còn lại cho phù hợp. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |7 2.1.3 Kế hoạch tài chính Trong quá trình quản lý tài chính dự án, việc lập sớm kế hoạch thanh toán để thấy trước nhu cầu tài chính có ý nghĩa hết sức quan trọng, giúp bạn chủ động đưa ra các kế hoạch nhu cầu vốn phù hợp. Công cụ quản lý tài chính của SmartCPM thực sự giải quyết giúp bạn vấn đề trên, cho phép bạn quản lý chi phí dự án và kế hoạch giải ngân cho nhà thầu, chi tiết đến từng nguồn vốn và cơ cấu vốn. Kế hoạch nhu cầu vốn Từ kế hoạch thanh toán cho các nhà thầu, chương trình hỗ trợ bạn lập kế hoạch nhu cầu vốn theo từng kỳ kế hoạch, sau đó xuất báo cáo nhu cầu vốn để gửi cho cơ quan cấp vốn. Báo cáo giải ngân Từ kế hoạch thanh toán và thực hiện thanh toán, chương trình tự động xuất báo cáo giải ngân để ban quản lý dự án báo cáo cho cơ quan cấp trên khi có yêu cầu. Quyết toán vốn Thông qua Thư viện công việc của SmartCPM, bạn được cung cấp tương đối đầy đủ thông tin về trình tự, thủ tục quyết toán vốn đầu tư cần thiết cho việc thẩm tra, phê duyệt quyết toán vốn đầu tư. Bạn có thể yên tâm vì có trong tay các hồ sơ cần thiết cho thủ tục này. Tất nhiên, bạn vẫn hoàn toàn có thể cập nhật và thêm mới vào Thư viện công việc các trình tự, thủ tục mang tính đặc thù cho dự án bạn đang tham gia. Ngoài ra, hệ thống báo cáo quyết Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |8 toán cũng được tích hợp sẵn, khi bạn cần chương trình tự động xuất báo cáo quyết toán để bạn in ấn và nộp cho cơ quan liên quan. 2.1.4 Kế hoạch tài liệu Công việc của bạn trong ban quản lý dự án có thể phải chịu trách nhiệm về một hoặc nhiều dự án, nhưng có một điều chắc chắn mỗi dự án đều đi kèm hệ thống hồ sơ tài liệu khổng lồ. Việc quản lý hồ sơ đầy đủ và khai thác dữ liệu hiệu quả cũng là một thách thức. Với phần mềm SmartCPM, bạn hoàn toàn có thể tổ chức hệ thống hồ sơ gọn nhẹ, đơn giản thông qua Tủ hồ sơ. Việc tìm kiếm chính xác và kịp thời cho các cuộc họp hay báo cáo cấp trên bỗng trở nên thật đơn giản. SmartCPM cung cấp cho bạn hệ thống quản lý tài liệu đa dạng. Hệ thống văn bản pháp quy tích hợp sẵn trong phần mềm giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm hay tra cứu. Hệ thống tài liệu mẫu (biên bản, báo cáo, hồ sơ thanh quyết toán…) sẽ rút ngắn việc soạn thảo vốn là công việc bắt buộc nhưng tốn khá nhiều thời gian của bạn. Hệ thống tài liệu dự án được quản lý theo vòng đời, gắn với từng công việc dự án. Những tài liệu dự án được lập kế hoạch trước, giúp bạn loại bỏ nỗi lo đã đến thời điểm thanh toán mà chưa chuẩn bị xong hồ sơ. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |9 2.2 Điều hành SmartCPM không chỉ là công cụ lập kế hoạch mà thực sự là công cụ điều hành dự án, hỗ trợ cho công việc hàng ngày của cán bộ kế hoạch. 2.2.1 SmartCPM cho phép bạn điều hành dự án theo mục tiêu Trong đó mục tiêu dự án (thông qua các mốc tiến độ) được đặt làm trọng tâm. Việc điều hành dự án không nhằm so sánh sự sai khác giữa thực tế với kế hoạch, mà điều chỉnh việc thực hiện để đạt được mục tiêu cuối cùng. Điều hành công việc: bên cạnh việc điều hành quá trình thực hiện các công việc đã lập kế hoạch, chương trình còn cho phép bạn bổ sung các công việc phát sinh trong suốt quá trình thực hiện dự án. Tiến độ của giai đoạn hoặc toàn bộ dự án được điều chỉnh, cập nhật mới sau khi có những phát sinh này. Đây chính là cơ sở bạn có thể điều chỉnh tiến độ các công việc chưa thực hiện để dự án hoàn thành phù hợp với mục tiêu đã lập. Điều hành tiến độ: tiến độ công việc được điều hành thông qua trạng thái bắt đầu và kết thúc. Tiến độ thực tế được ghi nhận và là cơ sở để cập nhật tiến độ kế hoạch, đối chiếu mục tiêu và đưa ra cảnh báo kịp thời. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |10 Điều hành tài chính: Ngay khi các kế hoạch thanh toán được đánh dấu “Đã thực hiện”, thời gian và giá trị thanh toán thực tế được ghi nhận, đồng thời chương trình tự động mở các chứng từ liên quan đến việc thanh toán mà bạn cần phải điền mới hoặc cập nhật. Việc điều hành chặt chẽ đảm bảo bạn không bao giờ quên việc lưu trữ đầy đủ các chứng từ quan trọng này. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |11 2.2.2 Hỗ trợ nhắc việc và ghi nhớ Công cụ này giúp bạn có thể chủ động được công việc hàng ngày gắn với các sự kiện liên quan đến dự án. Thậm chí, những công việc không trực tiếp thuộc dự án nhưng quan trọng, bạn vẫn có thể quản lý tốt. Một điểm đáng quan tâm, đó là thời điểm Nhắc việc và Ghi nhớ được đặt linh hoạt theo thời gian cụ thể hoặc theo tiến độ của sự kiện khác có liên quan. Cách đặt thời gian “động” này giúp bạn theo dõi chặt chẽ nhưng vẫn linh hoạt các công tác của dự án. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |12 2.2.3 Hệ thống lịch biểu đa dạng Ngoài các chức năng lịch biểu thông thường, SmartCPM giúp bạn có thể quản lý lịch biểu theo Âm lịch, vốn gắn chặt với các sự kiện xây dựng như khởi công, khánh thành dự án và các mốc liên quan. Gắn với lịch biểu, bạn có thể đặt các Ghi nhớ liên quan đến công việc dự án. Ngoài ra, các công việc không trực tiếp thuộc dự án nhưng quan trọng thì bạn vẫn kiểm soát tốt. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |13 2.3 Kiểm soát Trong quá trình điều hành dự án, một công việc có ý nghĩa quan trọng và bạn thường xuyên phải làm là kiểm soát việc thực hiện dự án. SmartCPM cung cấp cho bạn công cụ hiệu quả để kiểm soát tình hình thực hiện dự án để đạt mục tiêu. Kiếm soát tiến độ: Tiến độ được cập nhật và “theo dõi” thường xuyên thông qua các mốc tiến độ đã lập. Dự án chậm hay sớm tiến độ đều được chương trình tự động đưa ra các dấu hiệu cảnh báo kịp thời. Kiểm soát tài chính và thanh quyết toán: Những sự kiện thanh toán đã thực hiện đều được kiểm tra về thời gian, chi phí và các chứng từ đính kèm. Mọi sai khác giữa kế hoạch và thực hiện đều được cảnh báo kịp thời. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |14 2.4 Các hỗ trợ khác 2.4.1 Hỗ trợ làm việc nhóm Nhóm của bạn mỗi người đảm nhận một phần công việc của dự án, trong đó có người chịu trách nhiệm chung. Khi đó, các hạng mục có thể được phân chia thành các dile SmartCPM để giao cho từng người dưới dạng tham chiếu. Do đó người chịu trách nhiệm chung vẫn kiểm soát được tiến độ tổng thể, tổ chức công việc theo nhóm. Việc liên kết và chuyển giao hồ sơ giữa những người dùng khác nhau được chia sẻ dưới dạng văn bản nếu có kết nối mạng. SmartCPM có thể tham chiếu tới phần mềm quản lý hợp đồng SmartContract thông qua Phiếu thông tin gói thầu, do đó thích hợp với các mô hình tổ chức nhiều cấp. 2.4.2 Tích hợp và đồng bộ dữ liệu với hệ thống thông tin CPLM SmartCPM là cấu phần cơ bản của giải pháp hệ thống thông tin quản lý dự án CPLM chạy trên môi trường mạng LAN/Internet. Giải pháp hệ thống được thiết kế lại như một cơ sở dữ liệu dùng chung với khả năng đồng bộ dữ liệu với các cơ sở dữ liệu dùng riêng của SmartCPM. Do đó SmartCPM tích hợp và đồng bộ dữ liệu với CSDL dùng chung dễ dàng. Việc tổng hợp thông tin và dữ liệu có thể bằng hai phương án: – Thông qua chính phần mềm SmartCPM; Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |15 – Hoặc thông qua tầng tích hợp CPLM. 3 CÁC HÌNH THỨC SỬ DỤNG 3.1 Cá nhân Bạn là cán bộ kế hoạch của ban quản lý dự án, bạn chịu trách nhiệm toàn bộ các công tác quản lý dự án, lập kế hoạch, lưu trữ hồ sơ, quản lý các gói thầu… Khi đó bạn nên có một bản SmartCPM cài trên máy tính cá nhân để thuận tiện cho việc điều hành công việc. 3.2 Làm việc nhóm Ban quản lý dự án có nhiều người, mỗi người chịu trách nhiệm một mảng (tiến độ, đấu thầu và hợp đồng, kỹ thuật…). Dự án gồm nhiều gói thầu, mỗi người (hoặc nhóm) chịu trách nhiệm một gói, có giám đốc dự án chịu trách nhiệm chung. Khi đó mỗi thành viên của nhóm nên có một bản SmartCPM, trao đổi dữ liệu với nhau bằng cách chuyển file qua lại. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |16 3.3 Hệ thống thông tin Nếu ban quản lý dự án cùng lúc triển khai nhiều dự án trên nhiều địa bàn, hoặc một dự án nhưng có nhiều gói thầu, nhiều cán bộ kỹ sư làm việc, văn phòng ban quản lý dự án đã có nối mạng cục bộ và kết nối internet; khi đó bạn nên xem xét đến giải pháp CPLM - hệ thông tin quản lý dự án cho các ban quản lý dự án và chủ đầu tư chạy trên môi trường mạng LAN/Internet.
http://harmonyss.com.vn/vn/smartcpm-p1.html
http://harmonyss.com.vn/vn/giai-phap-quan-ly-du-an.html
http://harmonyss.com.vn/vn/giai-phap-thiet-ke-cau-duong.html
http://harmonyss.com.vn/vn/dao-tao-cap-chung-chi-su-dung-phan-mem-p48.html
http://harmonyss.com.vn/vn/cac-buoc-thiet-ke-duong-su-dung-phan-mem-nova-tdn-a78.html
- Bạn phải tuân thủ trình tự thủ tục đầu tư phức tạp, liên quan đến nhiều cơ quan chức năng.
- Bạn thường xuyên lập kế hoạch, điều hành và kiểm soát dự án trong môi trường liên tục biến động.
- Bạn chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu với khối lượng lớn, phải cập nhật các phiên bản thường xuyên.
1.1 Phần mềm quản lý dự án SmartCPM
SmartCPM tích hợp các công cụ dễ sử dụng, giúp bạn nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc hàng ngày của mình.
Giá trị về nghiệp vụ:
- Toàn bộ quy trình pháp lý dự án nằm trong tay bạn.
- Cho phép bạn tạo “bản thiết kế” đáng tin cậy cho dự án trước khi khởi động.
- Chủ động đưa ra các kế hoạch nhu cầu tài chính và thanh toán để lường trước rủi ro.
- Tổ chức hệ thống hồ sơ gọn nhẹ, đơn giản.
- Tìm kiếm chính xác, kịp thời hồ sơ tài liệu dự án cho các cuộc họp đột xuất hay báo cáo cấp trên.
- Điều hành và kiểm soát dự án chặt chẽ theo mục tiêu.
- Chủ động được công việc hàng ngày gắn với các sự kiện liên quan đến dự án.
- Những công việc không trực tiếp thuộc dự án nhưng quan trọng vẫn có thể quản lý tốt.
- Điều phối, hỗ trợ công tác trong nhóm làm việc hiệu quả.
- Giá trị về tiện ích và công nghệ:
- Dễ hiểu, dễ sử dụng.
- Tương thích với hệ thống pháp luật hiện hành, dễ cập nhật.
- Thích hợp với nhiều các loại hình dự án.
- Thích hợp với nhiều hình thức tổ chức quản lý dự án.
- Quản lý dễ dàng mọi thay đổi trong cả vòng đời dự án. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |4
- SmartCPM là cấu phần cơ bản của giải pháp hệ thống thông tin quản lý dự án CPLM chạy trên môi trường mạng LAN/Internet. 1.2 Đối tượng sử dụng Phần mềm SmartCPM là phần mềm công cụ cá nhân nhằm đáp ứng công việc của các vị trí cán bộ sau trong ban quản lý dự án: Cán bộ của ban QLDA thực hiện công tác kế hoạch. Cán bộ của ban QLDA thực hiện công tác quản lý hồ sơ thanh quyết toán, Cán bộ của ban QLDA thực hiện công tác quản lý hồ sơ dự án và hồ sơ kỹ thuật. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |5 2 CÁC TÍNH NĂNG CHÍNH 2.1 Lập kế hoạch 2.1.1 Kế hoạch về trình tự thủ tục dự án Việc nắm vững và cập nhật thường xuyên các thủ tục pháp lý dự án thực sự là vấn đề “đau đầu” của hầu hết các cán bộ quản lý dự án. Việc không nắm rõ thủ tục là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến dự án chậm tiến độ do các hồ sơ cần thẩm định và phê duyệt phải làm đi làm lại nhiều lần. Giờ đây bạn có thể hoàn toàn yên tâm vì có SmartCPM, toàn bộ thủ tục pháp lý của dự án đã nằm trong tay bạn. Công ty Hài Hòa đã phối hợp nghiên cứu, hợp tác cùng các chuyên gia của Viện Kinh tế xây dựng (BXD) để xây dựng nên các quy trình thủ tục mẫu tích hợp sẵn vào Thư viện công việc của SmartCPM. Nhờ đó SmartCPM cho phép bạn lập các công việc hành chính của dự án nhanh, chính xác. Các công việc đã được sắp xếp theo thứ tự kèm theo số ngày dự kiến thực hiện và các văn bản pháp lý cần thiết, tương ứng với các loại dự án khác nhau về nguồn vốn, tổ chức quản lý và quy mô. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |6 2.1.2 Kế hoạch tiến độ Công cụ lập kế hoạch tiến độ cho phép bạn tạo “bản thiết kế” đáng tin cậy trước khi dự án khởi động, đảm bảo bạn có thể dự kiến hợp lý toàn bộ tiến trình từ khi lập dự án đến các thủ tục hoàn thiện cuối cùng. SmartCPM cho phép bạn lập tiến độ công việc và các ràng buộc đi kèm thông qua sơ đồ Gantt, tính toán đưa ra tiến độ kế hoạch cho giai đoạn và toàn dự án. Đồng thời những công việc hay hạng mục có vài trò đặc biệt, là những mốc đảm bảo dự án có thể triển khai đồng bộ, thống nhất cũng được lên kế hoạch trước thông qua công cụ lập mốc tiến độ. Bằng SmartCPM, bạn có thể lập và kiểm soát chặt chẽ sự biến động của từng giai đoạn dự án, nhờ những cảnh báo kịp thời của phần mềm để chủ động điều chỉnh các công việc còn lại cho phù hợp. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |7 2.1.3 Kế hoạch tài chính Trong quá trình quản lý tài chính dự án, việc lập sớm kế hoạch thanh toán để thấy trước nhu cầu tài chính có ý nghĩa hết sức quan trọng, giúp bạn chủ động đưa ra các kế hoạch nhu cầu vốn phù hợp. Công cụ quản lý tài chính của SmartCPM thực sự giải quyết giúp bạn vấn đề trên, cho phép bạn quản lý chi phí dự án và kế hoạch giải ngân cho nhà thầu, chi tiết đến từng nguồn vốn và cơ cấu vốn. Kế hoạch nhu cầu vốn Từ kế hoạch thanh toán cho các nhà thầu, chương trình hỗ trợ bạn lập kế hoạch nhu cầu vốn theo từng kỳ kế hoạch, sau đó xuất báo cáo nhu cầu vốn để gửi cho cơ quan cấp vốn. Báo cáo giải ngân Từ kế hoạch thanh toán và thực hiện thanh toán, chương trình tự động xuất báo cáo giải ngân để ban quản lý dự án báo cáo cho cơ quan cấp trên khi có yêu cầu. Quyết toán vốn Thông qua Thư viện công việc của SmartCPM, bạn được cung cấp tương đối đầy đủ thông tin về trình tự, thủ tục quyết toán vốn đầu tư cần thiết cho việc thẩm tra, phê duyệt quyết toán vốn đầu tư. Bạn có thể yên tâm vì có trong tay các hồ sơ cần thiết cho thủ tục này. Tất nhiên, bạn vẫn hoàn toàn có thể cập nhật và thêm mới vào Thư viện công việc các trình tự, thủ tục mang tính đặc thù cho dự án bạn đang tham gia. Ngoài ra, hệ thống báo cáo quyết Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |8 toán cũng được tích hợp sẵn, khi bạn cần chương trình tự động xuất báo cáo quyết toán để bạn in ấn và nộp cho cơ quan liên quan. 2.1.4 Kế hoạch tài liệu Công việc của bạn trong ban quản lý dự án có thể phải chịu trách nhiệm về một hoặc nhiều dự án, nhưng có một điều chắc chắn mỗi dự án đều đi kèm hệ thống hồ sơ tài liệu khổng lồ. Việc quản lý hồ sơ đầy đủ và khai thác dữ liệu hiệu quả cũng là một thách thức. Với phần mềm SmartCPM, bạn hoàn toàn có thể tổ chức hệ thống hồ sơ gọn nhẹ, đơn giản thông qua Tủ hồ sơ. Việc tìm kiếm chính xác và kịp thời cho các cuộc họp hay báo cáo cấp trên bỗng trở nên thật đơn giản. SmartCPM cung cấp cho bạn hệ thống quản lý tài liệu đa dạng. Hệ thống văn bản pháp quy tích hợp sẵn trong phần mềm giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm hay tra cứu. Hệ thống tài liệu mẫu (biên bản, báo cáo, hồ sơ thanh quyết toán…) sẽ rút ngắn việc soạn thảo vốn là công việc bắt buộc nhưng tốn khá nhiều thời gian của bạn. Hệ thống tài liệu dự án được quản lý theo vòng đời, gắn với từng công việc dự án. Những tài liệu dự án được lập kế hoạch trước, giúp bạn loại bỏ nỗi lo đã đến thời điểm thanh toán mà chưa chuẩn bị xong hồ sơ. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |9 2.2 Điều hành SmartCPM không chỉ là công cụ lập kế hoạch mà thực sự là công cụ điều hành dự án, hỗ trợ cho công việc hàng ngày của cán bộ kế hoạch. 2.2.1 SmartCPM cho phép bạn điều hành dự án theo mục tiêu Trong đó mục tiêu dự án (thông qua các mốc tiến độ) được đặt làm trọng tâm. Việc điều hành dự án không nhằm so sánh sự sai khác giữa thực tế với kế hoạch, mà điều chỉnh việc thực hiện để đạt được mục tiêu cuối cùng. Điều hành công việc: bên cạnh việc điều hành quá trình thực hiện các công việc đã lập kế hoạch, chương trình còn cho phép bạn bổ sung các công việc phát sinh trong suốt quá trình thực hiện dự án. Tiến độ của giai đoạn hoặc toàn bộ dự án được điều chỉnh, cập nhật mới sau khi có những phát sinh này. Đây chính là cơ sở bạn có thể điều chỉnh tiến độ các công việc chưa thực hiện để dự án hoàn thành phù hợp với mục tiêu đã lập. Điều hành tiến độ: tiến độ công việc được điều hành thông qua trạng thái bắt đầu và kết thúc. Tiến độ thực tế được ghi nhận và là cơ sở để cập nhật tiến độ kế hoạch, đối chiếu mục tiêu và đưa ra cảnh báo kịp thời. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |10 Điều hành tài chính: Ngay khi các kế hoạch thanh toán được đánh dấu “Đã thực hiện”, thời gian và giá trị thanh toán thực tế được ghi nhận, đồng thời chương trình tự động mở các chứng từ liên quan đến việc thanh toán mà bạn cần phải điền mới hoặc cập nhật. Việc điều hành chặt chẽ đảm bảo bạn không bao giờ quên việc lưu trữ đầy đủ các chứng từ quan trọng này. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |11 2.2.2 Hỗ trợ nhắc việc và ghi nhớ Công cụ này giúp bạn có thể chủ động được công việc hàng ngày gắn với các sự kiện liên quan đến dự án. Thậm chí, những công việc không trực tiếp thuộc dự án nhưng quan trọng, bạn vẫn có thể quản lý tốt. Một điểm đáng quan tâm, đó là thời điểm Nhắc việc và Ghi nhớ được đặt linh hoạt theo thời gian cụ thể hoặc theo tiến độ của sự kiện khác có liên quan. Cách đặt thời gian “động” này giúp bạn theo dõi chặt chẽ nhưng vẫn linh hoạt các công tác của dự án. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |12 2.2.3 Hệ thống lịch biểu đa dạng Ngoài các chức năng lịch biểu thông thường, SmartCPM giúp bạn có thể quản lý lịch biểu theo Âm lịch, vốn gắn chặt với các sự kiện xây dựng như khởi công, khánh thành dự án và các mốc liên quan. Gắn với lịch biểu, bạn có thể đặt các Ghi nhớ liên quan đến công việc dự án. Ngoài ra, các công việc không trực tiếp thuộc dự án nhưng quan trọng thì bạn vẫn kiểm soát tốt. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |13 2.3 Kiểm soát Trong quá trình điều hành dự án, một công việc có ý nghĩa quan trọng và bạn thường xuyên phải làm là kiểm soát việc thực hiện dự án. SmartCPM cung cấp cho bạn công cụ hiệu quả để kiểm soát tình hình thực hiện dự án để đạt mục tiêu. Kiếm soát tiến độ: Tiến độ được cập nhật và “theo dõi” thường xuyên thông qua các mốc tiến độ đã lập. Dự án chậm hay sớm tiến độ đều được chương trình tự động đưa ra các dấu hiệu cảnh báo kịp thời. Kiểm soát tài chính và thanh quyết toán: Những sự kiện thanh toán đã thực hiện đều được kiểm tra về thời gian, chi phí và các chứng từ đính kèm. Mọi sai khác giữa kế hoạch và thực hiện đều được cảnh báo kịp thời. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |14 2.4 Các hỗ trợ khác 2.4.1 Hỗ trợ làm việc nhóm Nhóm của bạn mỗi người đảm nhận một phần công việc của dự án, trong đó có người chịu trách nhiệm chung. Khi đó, các hạng mục có thể được phân chia thành các dile SmartCPM để giao cho từng người dưới dạng tham chiếu. Do đó người chịu trách nhiệm chung vẫn kiểm soát được tiến độ tổng thể, tổ chức công việc theo nhóm. Việc liên kết và chuyển giao hồ sơ giữa những người dùng khác nhau được chia sẻ dưới dạng văn bản nếu có kết nối mạng. SmartCPM có thể tham chiếu tới phần mềm quản lý hợp đồng SmartContract thông qua Phiếu thông tin gói thầu, do đó thích hợp với các mô hình tổ chức nhiều cấp. 2.4.2 Tích hợp và đồng bộ dữ liệu với hệ thống thông tin CPLM SmartCPM là cấu phần cơ bản của giải pháp hệ thống thông tin quản lý dự án CPLM chạy trên môi trường mạng LAN/Internet. Giải pháp hệ thống được thiết kế lại như một cơ sở dữ liệu dùng chung với khả năng đồng bộ dữ liệu với các cơ sở dữ liệu dùng riêng của SmartCPM. Do đó SmartCPM tích hợp và đồng bộ dữ liệu với CSDL dùng chung dễ dàng. Việc tổng hợp thông tin và dữ liệu có thể bằng hai phương án: – Thông qua chính phần mềm SmartCPM; Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |15 – Hoặc thông qua tầng tích hợp CPLM. 3 CÁC HÌNH THỨC SỬ DỤNG 3.1 Cá nhân Bạn là cán bộ kế hoạch của ban quản lý dự án, bạn chịu trách nhiệm toàn bộ các công tác quản lý dự án, lập kế hoạch, lưu trữ hồ sơ, quản lý các gói thầu… Khi đó bạn nên có một bản SmartCPM cài trên máy tính cá nhân để thuận tiện cho việc điều hành công việc. 3.2 Làm việc nhóm Ban quản lý dự án có nhiều người, mỗi người chịu trách nhiệm một mảng (tiến độ, đấu thầu và hợp đồng, kỹ thuật…). Dự án gồm nhiều gói thầu, mỗi người (hoặc nhóm) chịu trách nhiệm một gói, có giám đốc dự án chịu trách nhiệm chung. Khi đó mỗi thành viên của nhóm nên có một bản SmartCPM, trao đổi dữ liệu với nhau bằng cách chuyển file qua lại. Giới thiệu phần mềm “Quản lý dự án - SmartCPM” |16 3.3 Hệ thống thông tin Nếu ban quản lý dự án cùng lúc triển khai nhiều dự án trên nhiều địa bàn, hoặc một dự án nhưng có nhiều gói thầu, nhiều cán bộ kỹ sư làm việc, văn phòng ban quản lý dự án đã có nối mạng cục bộ và kết nối internet; khi đó bạn nên xem xét đến giải pháp CPLM - hệ thông tin quản lý dự án cho các ban quản lý dự án và chủ đầu tư chạy trên môi trường mạng LAN/Internet.
http://harmonyss.com.vn/vn/smartcpm-p1.html
http://harmonyss.com.vn/vn/giai-phap-quan-ly-du-an.html
http://harmonyss.com.vn/vn/giai-phap-thiet-ke-cau-duong.html
http://harmonyss.com.vn/vn/dao-tao-cap-chung-chi-su-dung-phan-mem-p48.html
http://harmonyss.com.vn/vn/cac-buoc-thiet-ke-duong-su-dung-phan-mem-nova-tdn-a78.html
Nhận xét
Đăng nhận xét